読みもの　／　2026年10月10日

サロンの予約の断り方｜埋まっているとき・受けられないメニュー・時間外の DM の文例

予約を断るときは、断る理由を一言で伝え、代わりの日時か、次に予約できる場所を必ず添えます。理由を長く書くより、お客さまが次に何をすればいいかが分かる返事のほうが、また来てもらえます。空きを自分で見られる予約ページがあれば、「その日は埋まっています」という返事そのものが減ります。

断るときの3つの決まり

文例は、スマホのメモやユーザー辞書に入れておくと、施術の合間でもすぐ返せます。お店の言葉づかいに合わせて直して使ってください。

いちばん多い断りです。近い空きを先に出すと、そのまま予約が決まりやすくなります。

ご連絡ありがとうございます。
あいにく〇日の〇時は予約が埋まっております。
近い日ですと、〇日（〇）14:00、〇日（〇）10:30、〇日（〇）16:00 が空いております。
ご都合のよい日があればお知らせください。
ほかの日も、こちらから空きをご覧いただけます（予約ページのリンク）。

出す候補は2〜3つまでにします。多すぎると選ぶ手間が増え、返事が止まります。

できないことをはっきり言い、できるメニューがあればそれを案内します。

お問い合わせありがとうございます。
申し訳ございません、当店では〇〇（例: 他店で施術したジェルのオフのみ）は承っておりません。
〇〇とあわせてのご予約でしたら、オフも含めて承れます。
メニューと料金はこちらにまとめております（メニューのページのリンク）。

他店の施術の直しや、得意でない施術を無理に受けると、仕上がりの行き違いになりやすいです。受けないものは、メニューのページや Instagram のハイライトにも書いておくと、同じ質問が減ります。

エステ・まつげ・脱毛では、肌の状態などで施術を控えるお店の決まりがあることがあります。判断の理由を細かく書くより、「お店の決まりとして」伝え、時期を改める案内をします。

ご相談いただきありがとうございます。
当店では、〇〇の間は施術をお控えいただいております。
落ち着かれましたら、改めてご予約いただけるとうれしいです。
ご不安な点があれば、かかりつけの医師にもご相談ください。

どんなときに施術を控えるかは、予約の前に読める場所（予約ページの注意事項など）に書いておきます。予約が入ってから断るより、お客さまの負担が小さくなります。

すぐ返せないときは、返事の時刻の目安を先に伝えます。断りではありませんが、返事が遅れて予約を逃す場面です。

ご連絡ありがとうございます。
ただいま施術中のため、〇時ごろにお返事いたします。
お急ぎの場合は、こちらから空いている日時をご覧いただけます（予約ページのリンク）。

常連のお客さまで枠が埋まり、新規を受けていない時期の返事です。いつ再開するか、再開をどこで知らせるかを伝えます。

ご連絡ありがとうございます。
申し訳ございません、ただいま新規のお客さまのご予約をお休みしております。
再開は〇月ごろを予定しており、Instagram の投稿でお知らせいたします。
その際はぜひよろしくお願いいたします。

感情を書かず、お店の決まりとして伝えます。決まりは前もってキャンセルポリシーに書いておくことが前提です（無断キャンセルを減らすキャンセルポリシーの作り方）。

ご連絡ありがとうございます。
当店では、ご連絡のないキャンセルが続いた場合、次回から前払いでのご予約をお願いしております。
お手数ですが、ご理解いただけますと幸いです。

「その日は埋まっています」と返すのは、お客さまが空きを知らないまま連絡してくるからです。空いている日時をお客さまが自分で見られれば、埋まっている日にはそもそも連絡が来ません。

紙やメモで予約を管理していて、DM で空きを聞かれるたびに確かめているなら、管理の方法を見直す時期かもしれません（個人サロンの予約管理の選び方）。