Google フォームでサロンの予約を受けるときの限界｜二重予約を防ぐ作り方と、予約システムに移す目安
Google フォームは無料で今日から予約の受付に使えますが、届くのは「予約の申し込み」で、予約が確定するわけではありません。埋まった枠が自動で消えないので、確定の返事はお店が1件ずつ送ることになります。申し込みが週に数件までなら十分使えますが、確定の返事や日時の調整に追われ始めたら、空き枠をお客さまが自分で選べる仕組みに移す目安です。
Google フォームの予約でできること・できないこと
Google フォームはアンケートを集めるための道具で、予約のための機能はありません。予約の受付に使うと、次のようになります。
- できる: 名前・連絡先・希望のメニュー・希望の日時を集める。新しい回答が届いたらメールで知らせを受ける。回答をスプレッドシートで一覧にする。送信のあとに出る確認メッセージを書きかえる（Google ドキュメント エディタ ヘルプ）
- できない（自分でやる）: 埋まった日時を選択肢から消す。予約の確定をお客さまに知らせる。前日にお知らせを送る。キャンセルや日時の変更を受け付けて枠を戻す
つまり、フォームは「申し込みの受付窓口」で、空きの管理と連絡はお店の手作業のまま残ります。
フォームで受けるなら、こう作る
1. 項目は5つまでにする
- お名前
- 連絡先（メールアドレス、または Instagram のアカウント名）
- メニュー（選択肢にする。所要時間も一緒に書く）
- 希望の日時（第1〜第3希望まで書いてもらう）
- はじめてかどうか・伝えておきたいこと（任意）
希望の日時を1つだけにすると、埋まっていたときにもう一往復が要ります。第3希望まで書いてもらうと、その中から1つ選んで返すだけで決まりやすくなります。
2. 確認メッセージに「まだ確定ではない」と書く
送信のあとに出る文は書きかえられます。ここに、確定の返事をいつまでに送るかを書きます。お客さまが送っただけで予約できたと思い込むのを防ぎます。
お申し込みありがとうございます。
この時点では、ご予約はまだ確定しておりません。
空きを確かめて、〇時間以内に確定のご連絡をお送りします。
ご連絡が届かない場合は、お手数ですが Instagram の DM でお知らせください。
3. 回答の通知をオンにする
フォームの「回答」から、新しい回答についてのメール通知を受け取る設定にします（Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」）。通知を切ったままだと、申し込みに気づかず返事が遅れます。
4. 受付を止めたいときは、回答の受付をオフにする
休みの期間や、新規の受付を止めたいときは、回答の受付を止めます。リンクをそのままにしておくと、受けられない期間に申し込みが届きます。
フォームの予約で起きやすい困りごと
- 二重予約: 同じ枠に2人から申し込みが来ます。フォームの選択肢は自動では減らないため、先に確定した人がいる枠も選べてしまいます。DM や電話でも予約を受けていると、さらに重なりやすくなります
- 確定の返事が手作業: 申し込みのたびに、空きを確かめて返事を送ります。施術中は返せないので、返事が遅れて他のお店に流れることがあります（Instagram の DM 予約を減らす方法）
- 前日のお知らせが無い: フォームには前日のお知らせを送る機能が無いので、無断キャンセルを防ぐ連絡も手作業です（キャンセルポリシーの作り方）
- 変更・キャンセルの受付先が別になる: 申し込みはフォーム、変更は DM、という形になり、予約の記録が散らばります
予約システムに移す目安
次のどれかに当てはまったら、空き枠をお客さまが自分で選んで、その場で予約が決まる仕組みに移す時期です。
- 確定の返事を送るのに、1日に何度もスマホを開いている
- 第1〜第3希望がどれも埋まっていて、日時の調整の往復が続く
- 二重予約を一度でも起こした、または起こしかけた
- 前日のお知らせを送り忘れて、無断キャンセルがあった
移す先の候補は、無料から始められる予約システム（無料の予約システムの選び方）や、Google カレンダーの「予約スケジュール」です。予約スケジュールは、個人の Google アカウントでも予約ページを1つ作れますが、リマインダーメールの自動送信や予約の支払いの受け付けは、Google One・Google Workspace の対象のプランの機能として一覧にあります（Google カレンダー ヘルプ）。どれにするかは、個人サロンの予約管理の選び方で比べています。
移すときは、予約の入口を1つにまとめます。フォームのリンクを Instagram のプロフィールに残したまま新しい予約ページを足すと、入口が2つになって二重予約が起きやすくなります（予約の入口をどこに置くか）。