サロンの予約確認・前日のお知らせ・日時変更の文例｜メール・LINE・DM でそのまま使える
予約の連絡は「確定したこと」「日時・メニュー・場所」「変更やキャンセルのしかた」の3つが一度で伝われば足ります。確認の文と前日のお知らせの文を1つずつ決めておけば、あとは日時を入れかえて送るだけです。送る回数そのものを減らすなら、確認と前日のお知らせを自動で送る予約の仕組みに任せます。
どの連絡にも入れる3つのこと
- 日時とメニュー: 「〇月〇日（〇）14:00〜 ワンカラー」のように、曜日と始まる時刻、メニュー名を書きます。所要時間を添えると、お客さまが後の予定を立てやすくなります
- 場所: 住所か地図のリンク。自宅サロンで住所を予約した人にだけ伝えている場合は、この確認の連絡で送ります。駐車場や入口の案内もここに
- 変更・キャンセルのしかた: どこに連絡すればよいか、いつまでなら無料か。キャンセル料を決めているなら、その決まりも一行で（キャンセルポリシーの作り方）
メールは件名に「ご予約確認」と日付を入れると、お客さまが後から探しやすくなります。LINE と DM は1通を短く、改行を多めにします。
場面ごとの文例
1. 予約を受けたとき（確認）
ご予約ありがとうございます。
以下の内容で承りました。
日時: 〇月〇日（〇）14:00〜（約90分）
メニュー: 〇〇
場所: 〇〇（地図のリンク）
ご変更・キャンセルは、前日の〇時までにこちらにご連絡ください。
当日お会いできるのを楽しみにしております。
メールで送るときの件名の例: 「【ご予約確認】〇月〇日（〇）14:00〜 〇〇（店名）」
2. 初めてのお客さまへの確認（持ち物・注意事項つき）
初めての人は、場所と当日の流れが分からず不安になりがちです。確認の文に一言足します。
ご予約ありがとうございます。
〇月〇日（〇）14:00〜 〇〇で承りました。
はじめてのご来店ですので、カウンセリングの時間を含めて約2時間を見ておいてください。
建物の入口は〇〇側です。お車の方は〇〇にお停めください。
〇〇（例: コンタクトレンズの方はケースをお持ちください）
ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。
3. 前日のお知らせ
前日のお知らせは、無断キャンセルを減らすためにも送っておきたい連絡です。返事を求める一言を入れると、来られない人が早めに連絡しやすくなります。
〇〇様
明日〇月〇日（〇）14:00〜のご予約のご案内です。
メニュー: 〇〇
ご都合が悪くなった場合は、お手数ですがこちらにご連絡ください。
お気をつけてお越しください。
送る時刻は、お店の営業時間のうち、お客さまが仕事を終えていそうな夕方以降が目安です。夜遅すぎる時間は避けます。
4. お客さまから日時の変更を頼まれたとき
変更を受けたら、まず空いている日時を2〜3つ出します。決まったら、新しい日時で確認の文を送り直します。
ご連絡ありがとうございます。
日時の変更、承知いたしました。
近い日ですと、〇日（〇）10:30、〇日（〇）15:00 が空いております。
ご都合のよい日時をお知らせください。
決まったあと:
ありがとうございます。
〇月〇日（〇）15:00〜 〇〇に変更いたしました。
前のご予約（〇月〇日）は取り消しております。
当日お待ちしております。
「前のご予約は取り消しました」と書いておくと、お客さまが古い日時に来てしまう行き違いを防げます。
5. お客さまからキャンセルの連絡が来たとき
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日（〇）14:00〜のご予約を取り消しました。
またご都合のよいときに、ご予約をお待ちしております（予約ページのリンク）。
キャンセル料がかかる時期のキャンセルなら、金額と支払い方法をこの返事で伝えます。書き方はキャンセルポリシーの作り方にまとめています。
6. お店の都合で日時を動かしてもらうとき
体調不良などでお店から日時の変更をお願いするときは、早く知らせることと、お客さまが選べる代わりの日時を出すことが大事です。
〇〇様
〇月〇日（〇）14:00〜のご予約について、大変申し訳ございません。
当店の都合により、この日の営業ができなくなりました。
代わりの日時として、〇日（〇）14:00、〇日（〇）11:00、〇日（〇）16:00 をご用意できます。
ご都合が合わない場合は、ほかの日もご相談ください。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
送る手間を減らすには
文例を使っても、予約1件ごとに確認・前日・変更と何通も送ることになります。件数が増えてきたら、次のどれかで手間を減らせます。
- 文例を辞書に入れる: スマホのユーザー辞書や LINE 公式アカウントの定型文に登録し、日時だけ入れかえる
- 予約ページで受ける: お客さまが空きを選んで予約すると、確認の連絡がお客さまに届く予約の仕組みにする。日時の変更もお客さまが自分でできる形にすると、変更の往復が減ります（無料の予約システムの選び方）
- DM で日時を聞かれたら予約ページを返す: 日時の調整を DM で続けない（Instagram の DM 予約を減らす方法）
予約の仕組みによって、確認や前日のお知らせを自動で送れるか、無料の範囲で使えるかが違います。選ぶときは、その仕組みの料金のページで確かめてください。